Personvernerklæring for Den Evangelisk Lutherske Frikirke, Grimstad menighet
1. Generelt
Menighetens ansatte og frivillige skal ha et bevisst og respektfullt forhold til informasjon om medlemmer og andre personer knyttet til menighetens virksomhet. Personinformasjon skal til enhver tid håndteres i tråd med gjeldende lover og regler.
2. Medlemsregister
Corner Stone er dataprogrammet som benyttes til registrering av medlemmer og relevant informasjon knyttet til disse (medlemsregister).
2.1 Behandlingsansvar
Eldsterådet har hovedansvar for behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret er delegert til menighetens daglige leder, som kan gi systemtilgang til andre ansatte etter behov. Før tilgang tildeles, skal det gis informasjon om gjeldende lover og regler. Innlogging skal skje med bruk av passord.
3. Andre registre
Staben og de enkelte virkegrenene kan opprette egne medlemslister med relevant informasjon om de registrerte – jfr. pkt. 4.
3.1 Behandlingsansvar
Virkegrenens hovedleder skal påse at registreringer foretas i tråd med gitte retningslinjer.
4. Personopplysninger som kan lagres
Menigheten lagrer følgende personopplysninger om medlemmene og deltakere på arrangement i regi av menigheten og menighetens undergrupper. Informasjonen lagres forsvarlig. Informasjon som lagres digitalt har begrenset tilgang og er passord-beskyttet. Informasjon som lagres fysisk, lagres i kirkens kontorlokaler hvor kun ansvarlige ansatte eller frivillige har tilgang.
| Medlemslister/ Annet | Opplysninger som lagres | Evt. merknader | Ansvarlig |
| Menigheten. | Kirkebok. | Lovpålagt. | Menighetens ledelse. |
| Menighetens forbønnsliste. | Navn. | Bønneleder. | |
| Barne-, familie- og ungdomsarbeid. |
Navn og alder. Navn på foresatte. Fødselsdato. Nødvendig kontaktinformasjon. |
Stab i Frikirken. Hovedleder for arbeidet. |
|
| Konfirmanter. |
Navn og fødselsnummer. Navn på foresatte. Nødvendig kontaktinfo. Passinformasjon i forbindelse med reiser. |
Nødvendig informasjon om helse eller liknende føres i egen liste, somslettes når informasjonen ikke lenger er relevant. | Pastor og stab i Frikirken. |
| Menighetsmail. | Navn og epost. | Staben i Frikirken. | |
| Turer og leirer for barn og unge, herunder konfirmanter. |
Deltakerliste med navn, alder og adresse. Navn på foresatte. Nødvendig kontaktinfo. |
Nødvendig informasjon om helse eller liknende føres i egen liste, som slettes når informasjonen ikke lenger er relevant. | Staben i Frikirken og hovedledere for leir/tur. |
5. Formålet med registreringer
Medlemsregistrering er pålagt av staten – jf. føring av kirkebok. Øvrig informasjon samles inn i forbindelse med medlemsregistrering i FriBu, arrangement, leirer, turer og lignende. I tillegg brukes informasjon for å kunne gi best mulig informasjon, tilbud og service til medlemmer og andre aktuelle.
6. Innhenting av personopplysninger
Personopplysninger innhentes ved innmelding i menigheten og/eller i en av menighetens virkegrener. Kun nødvendig og relevant informasjon skal registreres.
7. Informasjon om registrering
Denne personvernerklæringen skal være lett tilgjengelig på menighetens hjemmeside.
Registrerte personer skal på forespørsel gjøres kjent med de personopplysningene som er lagret på vedkommende. Ønsker de å reservere seg mot hele eller deler av registreringen, skal dette etterkommes (unntak er føring i kirkeboka).
8. Utlevering av opplysninger til tredjepart
Personopplysninger skal ikke utleveres til andre, med mindre det foreligger en lovpålagt forpliktelse.
Internt i menigheten kan som hovedregel informasjon om navn, alder og adresse utveksles, dersom det er formålstjenlig. Informasjon skal slettes når det ikke lenger er behov for denne.
Registrert informasjon om helse skal ikke gis videre uten samtykke.
9. Sletting
Personopplysninger i kirkeboka skal ikke slettes (lovpålagt). Bokføringslovens krav til oppbevaring av dokumenter skal oppfylles. Personopplysninger (med unntak av kirkeboka) skal slettes når vedkommende ønsker det, eller når opplysningene ikke lengere er relevante.
